Probabile che se siete giunti qui è perché avete già fatto quello che io, come probabilmente chiunque altro, usando la logica ha tentato l’aggiunta di regole su una casella condivisa. Ovvero su una shared mailbox di Exchange, quanto meno per Microsoft 365 su Azure, ma mi risulta che succeda anche sugli Exchange Server privati.
In pratica quando dal programma Outlook per Desktop si istruisce una qualche regola su una casella condivisa non succede assolutamente nulla. O meglio, se viene dato il comando manuale che si trova dentro la schermata delle regole questa si aziona correttamente. Ma poi all’arrivo di un nuovo messaggio, cioè quando si dovrebbe azionare in automatismo, nulla, la regola non si aziona.
Preciso che sulla casella “nominale” cioè dell’utente, le regole invece funzionano. Il problema è che non c’è nessun tipo di avviso, né in fase di creazione della regola stessa, né dopo. Quindi mi ci è voluto un po’ di tempo per capire cosa non andasse.
Semplicemente la casella essendo condivisa non accetterebbe, uso il condizionale perché a me sembra più un bug ma qualcuno l’ha spacciata come “feature”, dicevo non accetterebbe regole dal client di Outlook perché essendo appunto condivisa potenzialmente con altri, deve essere fatta nell’interfaccia web di Outlook. Questo perché il client tiene le regole per sé, mentre il client web essendo di fatto sul server, le processa lui.
Più o meno questa la spiegazione per sommi capi. Ok ma come si fa ad attivare la regola?
Si deve accedere al proprio client web https://outlook.office.com . Come possiamo notare nell’interfaccia vediamo la nostra e-mail, ma non quelle condivise che generalmente vediamo sulla contro-parte client. Quindi sulla propria icona, in alto a destra, clicchiamo sul simbolo tondo e scegliamo “apri un’altra cassetta postale”.
a questo punto appare una pop-up dove ci invita a scrivere l’indirizzo della casetta postale condivisa. In una nuova finestra avremo accesso ad un nuovo Outlook web access ma della casella appena dichiarata.
Possiamo premere nella barra in alto l’icona a forma di ingranaggio. Qui cerchiamo tra le voci (generalmente sul fondo) “Visualizza tutte le opzioni di Outlook“. Si apre una finestra modal (in sovra impressione) dove scegliendo prima la sezione “Posta” e poi “Regole” accediamo allo strumento di creazione e/o gestione.
Le regole di fatto sono le stesse che vediamo sul Client Desktop; quindi, in questo senso non ci sono differenze. Da qui potremo crearle, eliminarle o gestirle; come detto prima essendo sul server avranno effetto sulla cassetta postale e quindi di riflesso saranno visibili anche a tutti gli altri utilizzatori se ce ne sono.
Ancora una volta tocca lamentare verso Microsoft una mancanza di chiarezza sui loro prodotti. Le cassette condivise di fatto sono un unicum presente solo in Exchange; quindi, ci si aspetterebbe che Outlook abbia la facoltà (e sappiamo per certo che ce l’ha) di riconoscere una cassetta condivisa. Da qui potevano almeno mettere un avviso sulle regole, senza far girare la gente sui forum o sui siti per scoprire queste cose.