Nel mondo di Microsoft 365 (ex Office 365) è possibile configurare degli indirizzi di posta elettronica che sono chiamati “condivisi“.
La cassetta di posta condivisa di fatto è un indirizzo email con il medesimo spazio in Exchange di una casella nominale, ovvero ha 50 Giga, calendari, note e tutto il resto, ma non ha l’utente e quindi una password.
La differenza è di livello economico, la casella di posta nominale è pagata, quella condivisa no. Ed infatti per creare una casetta di posta condivisa è obbligatorio indicare almeno un nome di un utente già presente in Exchange. L’accesso potrà essere multiplo, nel senso che la cassetta condivisa, come dice il nome, è una email di gruppo, ad esempio quella di un ufficio e più persone possono leggerne la posta.
Utilizzando Outlook 365 il problema non si pone, poiché attraverso il nome utente si viene riconosciuti e il client attiverà la casetta di posta condivisa in modo automatico. Già le cose si complicano in Outlook web Access (OWA) perché in quel caso vedrete solo la vostra casella di posta. Per accedere alla casella di posta condivisa dovete premere sul vostro avatar, in alto a destra, e dal sotto menu scegliere “apri un’altra cassetta postale“. Nella pop-up che esce scrivete la email per esteso e si aprirà una nuova pagina con appunto il contenuto di quella condivisa. Potete salvare l’indirizzo nei bookmark (preferiti), visto che sarà proprio mirato a questa cassetta di posta ed evitarvi di ripetere il giro ogni volta.
Ok, ma se abbiamo necessità di accedere via POP3 o IMAP? L’esempio più classico è accedere alla posta attraverso lo smartphone, come potrebbe essere il client GMAIL che di fatto permette di leggere anche caselle di posta di terzi.
Microsoft non ha documentato la cosa, per assurdo pure il supporto tecnico se ne è uscito che non si potesse fare. Ed invece.. si può eccome.
Come detto in precedenza la casetta postale condivisa non ha una username e una password, ma il vostro account Microsoft 365 si.
Ecco il trucco, il nome utente da usare, simile al vostro, sarà:
vostrousername@dominio/nome_della_cassetta_postale_condivisa
Dove nome della cassetta postale è la parte prima della @. La password chiaramente sarà quella del vostro Microsoft Account.
Il resto sono i parametri classici che riassumo brevemente:
Server IMAP: outlook.office365.com porta 993 richiede SSL
Server POP3: outlook.office365.com porta 995 richiede SSL
Server SMTP: smtp.office365.com porta 587 richiede TLS o STARTTLS
In questo modo è possibile configurare qualsiasi client di posta POP3 e IMAP (più verosimilmente quest’ultimo visto che il POP3 non si porta dietro le cartelle) senza dover necessariamente passare per Outlook perché non vogliamo o non possiamo.